# Erstes Votum erfassen

Am Ende ist die anonymisierte Anfrage bei mindestens einem Versicherer und dessen Antwort als Votum im Vorgang dokumentiert.

## Voraussetzungen

- Ein Vorgang mit beantwortetem Fragebogen, siehe [Fragebogen-Link teilen](/wiki/anleitungen/fragebogen-link-teilen).
- Ein hinterlegtes Absender-Postfach unter `/settings`, Reiter **Mailing**, Abschnitt **E-Mail-Postfach**. Fehlt es, weist der Vorgang oben darauf hin.

## Schritte

1. Im Vorgang den Schritt **Fragebogen erstellen** öffnen. Links stehen die Erkrankungsblöcke des Kunden, in der Mitte der Entwurf.
2. Die Blöcke in den Entwurf ziehen, die der Versicherer sehen soll, dann **Fragebogen erstellen**. Im Dialog **Versicherer** wählen, Benennung prüfen, bestätigen. Für jeden weiteren Versicherer wiederholen; ein bestehender Fragebogen lässt sich auch duplizieren.
3. In den Schritt **Versand & Voten** wechseln. Je Fragebogen steht dort ein Sendepaket mit Statuszeile.
4. **Senden** klicken. Der Dialog zeigt **Empfänger**, **Betreff**, den Text und die Anlagen (Fragebogen-PDF, Dokumente, Versichererformulare). Prüfen und versenden, oder **Versand planen** für einen späteren Termin. Bei mehreren Paketen sammelt **Alle N senden** sie in einer Vorschau.
5. Die Antwort des Versicherers landet als E-Mail im Postfach und wird dem Sendepaket zugeordnet. Unter dem Paket das Votum erfassen: **Votumstatus**, **Gültig bis**, optional **Kurznotiz**, **Begründung** und **Externe Vorgangsnummer**.
6. Zuschläge, Ausschlüsse und Klauseln über **Bedingung hinzufügen** eintragen: **Art**, **Originalwortlaut** und die betroffenen Erkrankungsblöcke. Abschließen mit **Votum erfassen**.

Hat die Plattform aus der eingegangenen Mail bereits einen Entwurf erzeugt (Kennzeichen **KI-Entwurf**), heißt der Button **Entwurf bestätigen**. Vorher Wortlaut und Status gegen die Original-Mail prüfen; ein Entwurf ist keine gesicherte Aussage des Versicherers.

## Ergebnis

| Prüfen | Erwartung |
| --- | --- |
| Oberfläche | Sendepaket steht auf gesendet, darunter das Votum mit Bedingungen |
| `preinquiries.get` | `targets` mit `send_status: "sent"` und einem `vote_status`; das Votum in `votes` trägt `review_status: "confirmed"` |
| `inbox.list` | mit `match_status: "unassigned"` die eingegangenen Antworten, die noch keinem Ziel zugeordnet sind |

Bestätigte Voten lassen sich über **Kundenlink erstellen** als Votenvergleich für den Kunden aufbereiten.

## Stolpersteine

| Symptom | Ursache | Lösung |
| --- | --- | --- |
| **Senden** ist gesperrt | offene Schwärzung, fehlender Empfänger oder Fragebogen noch Entwurf | die Statuszeile am Paket nennt den Grund |
| Hinweis auf das E-Mail-Konto über der Liste | kein Absender eingerichtet | `/settings`, Reiter **Mailing**, Abschnitt **E-Mail-Postfach** |
| Antwort kommt an, taucht aber nicht am Paket auf | automatische Zuordnung unsicher | im **Posteingang** zuordnen |
| Versand soll ohne Kundennamen laufen | der Versand ist anonymisiert | Schwärzung der Dokumente vor dem Senden abschließen |

## Weiter

Der Vorgang lässt sich im Schritt **Abschluss** archivieren. Hintergrund zu Sendestatus, Votumstatus und Posteingang: [Versand und Voten](/wiki/versand). Eigene Mailtexte: `/settings`, Reiter **Mailing**, Abschnitt **E-Mail-Vorlagen** (nur Admins der Organisation).